یکی از مشکلاتی که عدم مدیریت دانش بوجود می آورد، تکرار انجام کارها است، صرفاً به این دلیل که فرد دوم از انجام آن کار خبر ندارد. یکی از این دوباره کاریها پیداکردن روشها است، یعنی بعد از اینکه یکبار یک کار توسط فردی صورت گرفت و روش شایسته و بایسته انجام آن کار مشخص شد  لازم نیست که نفرات بعدی همان تجارب را شخصاً تکرار کند.

به نظر من در هر سازمانی باید یک فضا و ظرف برای نگهداری سوابق و تجارب کارها وجود داشته باشد. به نظرم باید برای این ظرف بهترین تجارب سازمان از یک اصطلاح مناسب استفاده کرد.

نداشتن یک چنین فضایی این مشکل را نیز بوجود می آورد که سازمان به اشخاص وابسته میشود، چون دانش در سینه های آنها محبوس می ماند و از دست دادن یک نیروی فنی متخصص به قیمت تکرار تمام هزینه های کسب دانش توسط نیروی جایگزین است.

یک نیاز مدیریتی که چنین فضایی ایجاد میکند، ترغیب کارمند به ثبت دانشهای جدید و ترغیب کارمندان به مراجعه به این ظرف برای استفاده در کارهایشان است.

راستی این فضا رو با تابلوهای بحث(Forum) ها و سیستم های Messageing اشتباه نگیرید، هر چند از اینها میتوان در این راستا استفاده کرد، اما تفاوتهایی وجود دارد مثل عدم مطرح بودن زمان ارائه، ارائه یک دانش ماهیت گفتگو ندارد و هر مطلب شامل دنباله ای از بحثها نیست(برخلاف forum ها)، دستیابی به دانش ثبت شده on demand(سر نیاز) است پس باید بتوان مطالب را طبقه بندی دقیق کرد تا در هنگام نیاز بتوان آنها را بازیابی نمود.

اگر بخواهم تمام بحث فوق را در یک جمله شعار گونه خلاصه کنم:

دانش یک فرد نباید از دانش سازمان بیشتر باشد.

یا برعکس

دانش سازمان مساوی برآیند دانش کل منابع سازمان باشد.

امروز من با مشکل نبود چنین چیزی برخورد کردم، بعد از اینکه یک مشکل فنی متداول رو حل کردم به نظرم رسید باید روش برخورد با این مشکل متداول رو به اطلاع بقیه اعضای تیم برسونم، اما هیچ ابزاری بهتر از ارائه شفاهی پیدا نکردم و البته این کار رو نکردم چون حوصله اش رو نداشتم.

R&D (مخفف Research and Development ) : یک اصطلاحی که خیلی پر کاربرد است و نیاز به معادل دارد، به معنای تحقیق جامع در مورد پیدا کردن روش مناسب در مورد یک نیاز خاص، و بکاربستن آن روش است.

امروز  به اصطلاح hype cycle برخوردم که مراحل گذار تکنولوژیهای جدید را از پیدایش تا فراز و فرود و در نهایت یافتن جایگاه واقعی خود  به پنج مرحله تقسیم کرده.  برای پیدا کردن معادل فارسی hype cycle در گوگل سرچ نمودم. اما تنها دو مورد فارسی پیدا کردم که آنها هم اصطلاح انگلیسی را آورده بودند و معادل سازی نکرده بودند. از جمله در سایت شرکت مشاوره ای ثنارای  که توصیف ۵ مرحله را آورده:

پنج مرحله نمودار Cycle Hype 

• Technology Trigger: شامل ابداع، تحقیق و توسعه و نمایش عمومی و ارایه اولیه محصولات است. 

• Peak of Inflated Expectations  : در این مرحله استفاده از فن‌آوری در پروژه‌ها افزایش می‌یابد و رهبران فن‌آوری سعی در عمومی‌كردن و اغراق در توانایی‌های آن دارند. در این بین بعضی از پروژه‌ها با موفقیت انجام می‌پذیرد اما بسیاری از پروژه‌ها به علت محدودیت‌های موجود در آن فن‌آوری به شكست می‌انجامند 

• Trough of Disillusionment : با توجه به این نكته كه فن‌آوری مورد نظر در زمان اوج خود نمی‌تواند پاسخگوی كلیه انتظارات موجود از آن باشد، به سرعت از میزان علاقه بدان كاسته می‌شود، به همین دلیل نشریات از پرداختن به آن به صورت اغراق‌آمیز پرهیز می‌كنند و حتی گاهی از مطالب و علل شكست آن اخباری ارایه می‌نمایند و در انتظار می‌مانند تا نتیجه بهره‌برداری از فن‌آوری مشخص شود.

•  Enlightenment Slope of: در این مرحله تمركز بر روی آزمایشات سخت و دامنه‌دار و كسب تجربه از   فن‌آوری است كه این امر توسط سازمان‌های گوناگون انجام می‌شود تا درك صحیح و جامعی از توانایی فن‌آوری مورد نظر، ریسك‌ها و مزایای آن بدست آید و بتوان با استفاده از متدولوژی‌های تجاری و ابزارهای موجود، در زمینه سهولت‌بخشیدن به فرآیند توسعه و یكپارچه‌سازی اقدام نمود. 

• Plateau of Productivity: در این مرحله مزایای فن‌آوری در دنیای واقعی شناخته و پذیرفته می‌شود. فن‌آوری جای‌گاه واقعی خود را یافته و به سمت تولید سومین و چهارمین نسل خود پیش می‌روند. در نهایت،‌ اوج‌گرفتن این فاز متناسب با گستردگی استفاده از فن‌آوری یا درك فواید و مزایای آن در بازار متغیر است.  

لطفا برای hype cycle معادل فارسی پیشنهاد دهید.

واضح است که مدیریت دانش را نمی توان از عملکرد سازمان جدا نمود. مدیریت دانش، نه دیسیپلینی مجزاست و نه می توان با آن به این صورت برخورد کرد. وقتی شک دارید آیا فعالیت یا پروژه ای که درگیر آن هستید، مدیریت دانش است یا نه، تعریف مدیریت دانش را به خاطر داشته باشید. مدیریت دانش همواره بایستی به استراتژی های سطوح مختلف کسب و کار متصل گردد و هم برای کارکنان و هم برای سازمان، خلق ارزش کند. عموما حوزه هایی که مدیریت دانش در آن ها فعال است شامل فرهنگ سازمانی، زیرساخت های تکنولوژیک، فرآیندها و سازمان دهی و محتوا (Content) می شود. البته یکی از مهم ترین مسائلی که باید در پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان خود در نظر داشته باشید این است که تحت هیچ شرایطی تکنولوژی زده نشوید. هیچ پروژه مدیریت دانشی با تکنولوژی شروع نمی شود و با تکنولوژی نیز ختم نمی گردد. بنا بر تجربیات ما، عموما حدود 10 تا 15 درصد از پروژه های مدیریت دانش را تکنولوژی اطلاعات تشکیل می دهد یا می توان گفت در دوره حاضر که تکنولوژی های دانش و تعامل (KCT) به سطح مناسبی نرسیده اند این طور است. داونپورت و پروساک از بزرگان مدیریت دانش از دانشگاه هاروارد ادعا می کنند اگر بیش از یک سوم از یک پروژه مدیریت دانش به تکنولوژی اختصاص داده شود این پروژه، یک پروژه فناوری اطلاعات خواهد بود.

همانطور که در هنگام افزوده شدنم به جمع عزیزان نویسنده ی این وبلاگ عنوان شد من در زمینه مهندسی نرم افزار کار میکنم، رشته ای که در جامعه با کامپیوتر شناخته شده است. در یک نگرش عمومی مهندسی نرم افزار درپی ایجاد کاربرد برای کامپیوتر است، اما در رشته فناوری اطلاعات بیشتر از اینکه که ایجاد کاربرد برای سخت افزار کامپیوتر و یا تولید نرم افزار هدف باشد ارائه چاره برای پیشبرد اهداف سازمان هدف است که نرم افزار و سخت افزار عموماً بستر اجرای این چاره هستند و نه خود آن.

 در یک برداشت ساده هر نرم افزاری به نوعی نرم افزار مدیریت دانش میتواند محسوب شود؛ چون به هر حال با اطلاعات سر و کار دارد، اما نرم افزاری با عنوان "سامانه مدیریت دانش" باید دارای ویژگیهایی خاص باشد، پس این دیدگاه پذیرفته نمیشود. به نظر من در یک سامانه مدیریت دانش میبایستی مفهوم کلیدی به نام دانش تعریف شده باشد. این تعبیر که دانش بایستی مفهوم کلیدی سامانه باشد دارای نکته مهمی است و آن اینست که مدل سازی(modeling) اطلاعات بایستی در زمان عملکرد نرم افزار صورت گیرد و نه در زمان طراحی و ساخت, چرا که دانش دارای ساختار عمومی ای نیست که بتوان آن را در زمان طراحی مدل کرد.

اگر آنچه که در پاراگراف قبلی گفتم را پذیرفته باشید، احتمالاً قبول میکنید که ERP و زیر مجموعه هایش(در حال حاضر) کاربرد مدیریت فرایندهای سازمان را برعهده خواهند داشت و دست و پا شکسته در نقش سامانه مدیریت دانش نیز ظاهر میشود.

 چکیده بحثم تا اینجا حاوی این دو نکته است که اولاً میتوان برای مدیریت دانش، چاره مبتنی بر فناوری اطلاعات فراهم کرد و دوماً اینکه تا کنون در این زمینه کم کار شده است و بیشتر به مدیریت فرایندهای سازمان توجه شده است.

در صورتی که جا داشته باشد من دوست دارم که درباره چنین چاره ای بعضی موارد را که عموماً دیدگاههای خودم هستند را طرح کنم. توجه داشته باشید که اهمیت چاره مدیریت دانش به اندازه خود مدیریت دانش است چراکه هر پاسخ به نیازی به اندازه خود آن نیاز اهمیت دارد.

 منظورم از واژه "چاره" که در فوق بدان اشاره کردم، همان واژه solution انگلیسی است که از آنجایی که احساس نکردم "راه حل" چندان در مباحث جا افتاده باشد و هم اینکه بر خلاف "چاره" تک واج نیست، چاره را ترجیح میدهم.

به نظر شما فن آوری اطلاعات چه تاثیر در مدیریت دانش گذاشته است؟؟؟

به عبارت دیگر اگر آن را فراتر از یک ابزار ببینیم  آیا می توان مدعی شد که رویکرد ( و یا سیر؟؟) مدیریت دانش را متحول کرده است؟؟

ج- یک پاسخ خیلی ساده می تواند همان تقسیم بندی رویکردهای مدیریت دانش به دو رویکرد انسان مدار و تکنولوژی مدار باشد که یکی بر نقش افراد و تعاملات آن در خلق به اشتراک گذاری و کاربرد دانش سازمانی تاکید دارد و دیگری بر نقش فن آوریهای تسهیل کننده در فرآیند مدیریت دانش تاکید دارد.

ج- وجه دیگری از پاسخ بروز برخی رویکردهای تحلیلی برای تحلیل اطلاعات و داده ها و تبدیل آن به دانش ( مثلا قوانین اگر - آنگاه) توسط الگوریتمهای عمدتا ریاضی است. که به دلیل استفاده از فن آوریهای جمع آوری و ذخیره سازی داده ها ایجاب و با فن آوریهای محاسبه گر امکان پذیر شده است .

ج - شاید بتوان از منظر دیگری به این نکته اشاره کرد که اگر فن آوری اطلاعات به کمک نیامده بود و دسترسی به اطلاعات را از حالت انحصاری خارج نکرده بود ( به عبارت دیگر دسترسی به بسیاری از انواع اطلاعات دیگر مزیت رقابتی به شمار نمی آید) دانش ( منظورم توانایی تحلیل اطلاعات و انجام اقدام بر مبنای آن ) به عنوان یک مزیت رقابتی مطرح نمی شد.

ج-

ج-

ج-

( فضای خالی یعنی اینکه هنوز به دنبال جوابهای دیگری می گردم!!)

نظر شما چیست؟؟؟؟

خانم تهرانی در پست قبلی موضوع جالبی را مطرح کردند در زمینه ارتباط مدیریت دانش با فناوری اطلاعات. من در این زمینه زیاد فکر کردم و به نظرم فرصت مناسبی آمد تا نتایجی که تا به حال به آن رسیده ام را با شما در میان بگذارم. برای بررسی ارتباط میان فناوری «اطلاعات» و مدیریت «دانش» به نظر ابتدا باید رابطه میان اطلاعات و دانش را برای خود مشخص کنیم.

راستش من این طبقه بندی هرمی داده - اطلاعات - دانش را اگر به این منظور باشد که هر کدام معنی دار تر شدن یا پر زمینه تر شدن یا پردازش شده تر قبلی باشد قبول ندارم. شاید از داده تا اطلاعات بتوانم این هرم را تا حدی قبول کنم ولی از اطلاعات به دانش تفکیک دیگری به نظرم ناسب می آید. البته در قبول نداشتن این هرم تنها نیستمُ به عنوان مثال نوشته های Firestone و McKelroy را ببینید. زیر سوال بردن تفکیک میان اطلاعات و دانش از جمله بزرگترین ایرادهایی است که به مدیریت دانش وارد می شود و اگر نتوان بین این دو تفکیک روشنی قائل شد فلسفه وجودی عنوان «مدیریت دانش» زیر سوال است.

تفکیک میان اطلاعات و دانش

در تفکیکی که میان اطلاعات و دانش قائل هستم مانند  Probst و همکارانش و همچنین برخی نویسنده های دیگر این طور به نظرم می آید که تا وقتی اطلاعات در داخل ذهن انسان نباشد و یک انسان آن را درک نکند، دانش نیست. به علاوه آنچه در ذهن انسان فهمیده شده است، دانش آن انسان است. به نظر من این تفکیک چند پیامد مهم دارد:

۱. دانش وابسته به انسانی است که آن را در ذهن دارد.

۲. دو انسان مختلف ممکن است در مواجهه با یک قطعه اطلاعات یکسان دو قطعه دانش بسیار متفاوت به دست بیاورند.

۳. درست بودن دانش بستگی به نظر شخص صاحب آن دارد.

۴. اطلاعات وابسته به انسان ها نیست. هر آنچه مکتوب است یا به هر شکل دیگری به صورت سیگنال خارج از ذهن انسان وجود دارد اطلاعات است.

۵. دانش هرگز مستقیم از یک فرد به فرد دیگر منتقل نمی شودُ بلکه ابتدا به شکل اطلاعات در می آید و بعد توسط فرد دیگری درک می شود که در این فرایند ممکن است تغییراتی در آن رخ دهد. حتی وقتی با کسی مستقیم صحبت می کنیم ابتدا دانش ما تبدیل به اطلاعات می شود (به شکل سیگنال های صوتی) و سپس فرد مقابل این اطلاعات را دریافت می کند و آنچه از آن درک کرد، می شود دانش برای او.

۶. از آنجا که دانش باید از طریق تبدیل به اطلاعات منتقل شود در این فرایند هم مهارت تبدیل دانش به اطلاعات مهم است (مدن سازی، کدگذاری، مستندسازی، نویسندگیُ هنر بیان، تدریس و...) و هم مهارت درک اطلاعات و تبدیل آن به دانش (مطالعه، درک مطلب، یادگیری، تشخیص الگوها، مفهوم سازی، برقراری ارتباط میان دانش قبلی و اطلاعات دریافتی جدید و...)

حال می توانیم به رابطه میان فناوری اطلاعات و مدیریت دانش بپردازیم

رابطه فناوری اطلاعات و مدیریت دانش

به نظرم بهتر است بحث را بازتر کنیم و ۴ مفهوم زیر را در نظر بگیریم:

۱. مدیریت اطلاعات ۲. مدیریت دانش ۳. فناوری اطلاعات ۴. فناوری دانش

از نظر من تا جایی که برای ما مهم است می توانیم فناوری را ابزار و روش هایی بدانیم که می توانند برای مدیریت به کار گرفته شوند.

با توجه به تفکیک بالا من فکر می کنم که آنچه امروز به عنوان مدیریت دانش مطرح است در واقع باید «مدیریت دانش و اطلاعات» نام گذاشته شود و در آن باید هم از ابزار «فناوری اطلاعات» و هم از ابزار «فناوری دانش» استفاده شود. در ادامه متن منظور من از مدیریت دانش این مفهوم امروزی آن نیست بلکه منظورم مدیریت دانش تفکیک شده از اطلاعات است.

وقتی محتوا به شکل اطلاعات وجود دارد (مثل یک متن مکتوب) مدیریت اطلاعات لازم داریم که با استفاده از فناوری اطلاعات بهتر می توانیم انجام دهیم. مثلاْ آن ها متن مکتوب را با ایمیل به کسی ارسال کنیم. البته در «مدیریت اطلاعات» فقط از فناوری اطلاعات استفاده نمی شود. مثلاْ وقتی ایمیل هایمان را مرتب می کنیم و موضوع بندی می کنیم و در پوشه های مختلف قرار می دهیم این کار با وجود اینکه از فناوری استفاده می کند اما هنر مدیریت ما را هم می طلبد.

وقتی محتوا به شکل دانش در ذهن انسان وجود دارد بحث مدیریت دانش مطرح می شود. وقتی که در ذهن انسان است دیگر به راحتی نمی توانیم از «فناوری اطلاعات» استفاده کنیم. اما مثلاْ ابزارهای فکری مانند TRIZ و کلاه های فکری دی بونو مثال هایی از «فناوری دانش» هستند.

در سال های دهه ۱۹۸۰ که سال های اوج گیری فناوری اطلاعات بود همه داشتند به قابلیت های رایانه در کمک به مدیریت اطلاعات پی می بردند. به عنوان مثال کارهایی که تا قبل از آن فقط کار کتابدارها بود را با رایانه همه می توانستند انجام دهند. سازمان ها نیز به استقبال فناوری اطلاعات رفتند، اما رفته رفته متوجه شدند که همه چیز در مدیریت اطلاعات خلاصه نمی شود. همه کارها را نمی توان در داخل رایانه انجام داد. از یک جا این اطلاعات وارد ذهن انسان ها می شود و انسان ها نقش مهمی پیدا می کنند. از آنجا بود که بحث «مدیریت دانش» مطرح شد اما چون دانش را طبق آن هرم معروف بالاتر از اطلاعات می دیدند، دید عمومی این بود که واژه «مدیریت دانش» عبارت «مدیریت اطلاعات» را نیز پوشش می دهد.

  یکی از مشکلات اساسی در پیاده سازی هر متدی که رنگ و بویی از تحول و تغییر سازمانی در خود نهفته داشته باشد، عدم توانایی آن در جلب حمایت فرهنگ سازمانی است. مساله فرهنگ سازمانی که مکررا اهمیت آن را به ما خاطر نشان می کنند ، واقعا مطلبی است که نمی تواند نادیده گرفته شود!!! در حقیقت وجود فرهنگ حمایت گر سازمانی برای موفقیت اغلب پروژه ها ( موفقیت را با تعریف کسب و کاری آن و اثرات دراز مدت در نظر بگیرید! با این حساب بسیاری از پروژه ها که تنها به اتکای دستورات از بالا و یا پیشبردهای نیروهای خاص سازمانی به ثمر می رسند از این فهرست حذف خواهند شد!) امری ضروری است.

بنابراین بایستی پیش از پیاده­سازی مفاهیم جدید کسب و کار ( و یا حداقل در فازهای اولیه) مسائل فرهنگی را به دقت مورد بررسی قرار داد ؛ و در صورت لزوم برنامه ریزیهای لازم برای ایجاد تحول در آن را انجام داد ( که خود حدیث دیگری است....)

یکی از راههای شناخته شده و مطمئن تغییر فرهنگ سازمانی و تبدیل آن به فرهنگ حمایت­گر، ممکن است از طریق اجرای اصول TQM یا سایر استانداردهای مشابه کیفی صورت پذیرد.به این ترتیب یک مفهوم پیچیده را می توان از طریق تعدادی فعالیت عملی شناخته شده و تجربه شده امکان پذیر نمود!!!

از آنجا که یکی از مسایل اصلی پیاده سازی مدیریت دانش (بالاخص به اشتراک گذاری اطلاعات) و یادگیری سازمانی مسائل فرهنگی است می توان پیاده سازی اصول کیفیت ( به ویژه حلقه های کیفی و مدیریت کیفیت جامع) را به نوعی فراهم آورنده زیرساختهای لازم برای این رویکردها دانست.